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Reducir El Consumo de Papel

Diariamente consumimos enormes cantidades de papel en nuestras casas y oficinas sin darnos cuenta del enorme desperdicio, perjuicio para el medio ambiente y derroche de dinero que supone a lo largo del año.

Al reducir el uso de papel se evita la generación de residuos, el consumo de los recursos naturales (madera, agua, energía) y los problemas de contaminación que lleva aparejada la producción de papel.

Por lo tanto, reducir el consumo de papel es la mejor opción medioambiental.

Medir el consumo de papel

La medición de la cantidad de papel que se consume –especialmente en una oficina– permite  obtener información muy útil para promover la adopción de medidas de ahorro de papel, como la cantidad y tipos de papel consumidos en cada departamento, su costo y dónde es más fácil o prioritario intervenir.

Medir la cantidad de papel que se utiliza permite conocer qué mejoras se pueden realizar, y comprobar si se están consiguiendo los objetivos de ahorro y reciclaje de papel que nos propongamos.

Para tener un conocimiento completo de cómo y cuánto papel se utiliza en una oficina, se debería medir la cantidad de papel que entra en la oficina (compras, correo, publicaciones, suscripciones, etcétera), la cantidad de papel que se almacena en la oficina y la cantidad de papel que sale de la oficina (reciclaje, publicaciones propias, correspondencia, basura, etcétera).

Diagnóstico del consumo del papel en una oficina:

1.       Inventario de los diferentes tipos de papel que se utilizan en la oficina. Este inventario se puede hacer preparando una lista exhaustiva de tipos de papel y a continuación comprobar si se utilizan o no en las distintas dependencias de la oficina.

2.       Consumo anual de los principales tipos de papel utilizados. La información sobre las cantidades de papel consumidas, marca, proveedor y costo se pueden obtener de las facturas que guarda el departamento de administración. La información sobre las características técnicas y ambientales aparece en los embalajes de los productos. Si no fuera así, los proveedores pueden suministrar también esta información directamente o se pueden consultar sus catálogos.

Impresión y fotocopias

La impresión y fotocopiado constituyen los principales consumos de papel en una oficina, por lo que cualquier medida de ahorro que establezcamos aquí será muy importante. A continuación se detallan algunas prácticas para ahorrar papel al imprimir y fotocopiar.

1.       Fotocopiar a doble cara. Una de las formas más efectivas de reducir el consumo de papel en una oficina es utilizar las dos caras de cada hoja, en lugar de solo una cara. Al usar las dos caras se ahorra papel, gastos de copias, de envíos y de almacenamiento. Al utilizar las dos caras los documentos ocupan y pesan menos y son más cómodos de grapar y de transportar. En algunas ocasiones es necesario fotocopiar o imprimir a una sola cara, pero la mayoría de las veces no es así. Se estima que simplemente fotocopiando e imprimiendo a doble cara, se puede conseguir la reducción del 20% del consumo del papel de una oficina. Muchas fotocopiadoras e impresoras pueden configurarse de forma que por defecto hagan copias a doble cara. Es muy importante informar a todos los usuarios de que estos equipos que se han configurado así, para evitar despilfarrar papel por un uso erróneo de los mismos.

2.       Imprimir a doble cara. Si la impresora lo permite, se puede configurar de manera que imprima por defecto a doble cara. Si va a comprar una impresora asegúrese de que permita la impresión a doble cara. Si no imprime directamente a doble cara, puede imprimir primero las páginas impares, colocar las hojas impresas de nuevo en la bandeja de papel asegurando que están en la posición correcta e imprimir luego las paginas pares.

3.       Utilizar las caras en blanco como borradores. Las hojas de fotocopias o impresas que tengan una cara en blanco pueden utilizarse cono anotadores o fotocopiar o imprimir documentos que vayan a conservarse en la oficina.

4.       Elección del tamaño de letra y fuente. Elige siempre el tipo de letra más pequeño que sea legible; por ejemplo, pasar de tipo 14 a tipo 11 o 10 puede ahorrar muchas hojas. En la pantalla de la computadora se puede trabajar aumentando el zoom, si así lo necesitamos.

5.       Configuración de página. Configure por defecto márgenes muy pequeños, para imprimir borradores o documentos internos y cambie los márgenes cuando tenga que imprimir un informe o carta definitiva, procurando siempre dejar el menor margen posible.

6.       Corrección en pantalla. Corregir en pantalla en lugar de en el papel. Utilice el corrector ortográfico y/o gramatical antes de imprimir.

7.       Guardar archivos, no imprimirlos. No es necesario guardar copias en papel de todos los documentos e informes. Se pueden guardar en el disco duro, CDs, pen-drives,  o enviar por correo electrónico.

8.       Realizar un mantenimiento periódico de fotocopiadoras e impresoras. Los defectos de tonner o pequeños problemas de fotocopiadoras e impresoras ocasionan despilfarros importantes de papel. Es importante que haya una persona encargada de avisar inmediatamente al servicio de mantenimiento y de informar al resto de usuarios de que las máquinas no están en condiciones de trabajar hasta que se revisen.

Reducir el peso del papel utilizado

Utilizar hojas de 70g/m² en lugar de 90g/m², supone una reducción de más de un 10% de la cantidad de papel utilizado.

•        Revise los pesos del papel de impresión, papel de carta y sobres que se utilizan en la oficina, y analice la posibilidad de encargar materiales de menor peso en el siguiente pedido.

•        Revise el peso del papel de las publicaciones, folletos o publicidad encargada a imprentas. Muchas veces se imprime en gramajes muy elevados. El papel de 120g/m² ya tiene bastante consistencia y no es necesario utilizar gramajes de 180 para estos usos.

Es útil tener muestrarios de papel de distintos gramajes,

puedes solicitarlos a los distribuidores de papel.

Reutilizar

El papel usado que tiene una cara en blanco, las carpetas, los sobres y muchos otros materiales de papelería se pueden reutilizar para el mismo uso que tenían o para otros.

Reutilizar papel usado con una cara en blanco:

•        Fotocopiar/ imprimir por la otra cara.

•        Escribir borradores.

•        Tomar notas en reuniones, de llamadas telefónicas, etc.

•        Hacer cuadernos de notas.

Reutilizar sobres:

•        Para enviar de nuevo documentos. Muchos sobres se pueden volver a reutilizar si se abren con cuidado. Se puede colocar una etiqueta con la dirección y el remitente nuevos encima de las anteriores. En algunas entidades tiene etiquetas preparadas para eso, que incluyen el logo de la entidad y menajes como "protejo el medio ambiente reutilizando sobres". En cualquier caso deben utilizarse para envíos entre departamentos de la misma entidad.

•        Como subcarpetas. Los sobres grandes pueden reutilizarse como subcarpetas: se quita la solapa y se abre el lateral más largo. También pueden utilizarse para archivar documentos, escribiendo en el sobre con letras grandes el contenido o poniendo una etiqueta. Evitaremos así utilizar carpetas y subcarpetas nuevas.

Reutilizar papel para embalar:

•        Se pueden reutilizar sobres grandes, carteles, posters, papel de embalar y muchos otros materiales como papel de embalar. Simplemente hay que darlos vuelta y utilizar la cara no impresa o tapar con una etiqueta direcciones anteriores.

Comunicación interna

En algunas empresas se consume mucho papel simplemente para informar a todo el personal de alguna actividad o en comunicaciones entre el personal. Hay prácticas muy sencillas que pueden ahorrar mucho papel:

•        Circulares: si se resiste a abandonar la comunicación en papel, implemente carteleras. Un buen sistema de paneles de información permite que todo el personal conozca las noticias más importantes sin necesidad de imprimir varias copias.

•        Intranet: si la oficina dispone de servidor, se puede establecer un sistema de Intranet, que permite circular y compartir información entre todo el personal, sin necesidad de imprimir.

•        Correo electrónico: aunque suponga un costo energético, si no se dispone de servidor, se pueden enviar documentos importantes a compañeros de oficina a través de internet, así se evita su impresión.

•        Compartir documentos: no es necesario realizar varias copias de un documento para consulta o información interna. Se puede distribuir por Intranet o internet o se puede organizar un buen sistema de consulta de documentos impresos, donde una persona se responsabilice de guardar adecuadamente los documentos para que todas las personas de la oficina los puedan consultar.

Comunicación externa

Correo electrónico

•        El envío de mensajes y documentos mediante correo electrónico ahorra mucho papel de impresión y sobres y además ahorra gastos en sellos.

•        No imprimir correos electrónicos innecesarios, se pueden leer en la pantalla y guardar en formato electrónico.

•        No imprimir información innecesaria de Internet. Guarde la información que le interese en formato electrónico, ya sea en el disco duro, CDs,..etc.

•        Revisión y actualización de listas de contactos. Revise y mantenga actualizada la lista de contactos para asegurar que no haya direcciones repetidas, anticuadas o no interesantes. Se envía mucho material que se pierde en buzones vacíos o que llega varias veces a la misma dirección porque el nombre del destinatario está escrito de dos formas diferentes en nuestro listado de envíos. Esto es especialmente importante si se envían publicaciones masivas.

Publicidad

•        No envíe publicidad en papel. Hoy dispone de medios electrónicos que le permiten ahorrar grandes cantidades de papel y llegar más fácilmente a una mayor cantidad de público. El sitio web de la empresa, las redes sociales como Facebook o Twitter y el correo electrónico deben ser sus mejores herramientas de marketing y publicidad.

•        No reciba publicaciones en papel. Inscríbase en un servicio que lo excluya de las bases de datos de las empresas que le envían publicidad en papel.

Instalaciones sanitarias

La instalación de secadores de manos de aire puede implicar un enorme ahorro de papel y de gastos mensuales de consumo, a pesar de que la inversión inicial puede ser un poco mayor que las tradicionales toallas de papel.

En casa

Muchas de las medidas que podemos tomar en la oficina pueden ser implementadas también en nuestro hogar, a las que podemos agregar:

•        Reutilizar envoltorios de regalos y embalajes.

•        Utilizar los papeles impresos con una cara en blanco para que dibujen los más pequeños de la casa, hacer listas de compras o para dejar mensajes a otros miembros de la familia.

•        Subscribirse a los servicios de facturas electrónicas. También puede consultar en línea el resumen de su tarjeta de crédito.

•        NO imprima TODAS sus fotos. Actualmente, las opciones digitales que disponemos en el campo de la fotografía hacen totalmente innecesario este gasto de papel y dinero. Imprima solo aquellas fotos especiales que desea colocar en un portarretratos, y utilice las redes sociales, un blog, un sitio en línea para compartir imágenes; o arme un álbum de fotografías digital, o simplemente guárdelas en un DVD. Podrá ver todas sus fotos en la pantalla de su computadora o su televisor, o compartirlas fácilmente con sus familiares o amigos.

En la Escuela

Tal vez por su tradición burocrática, la escuela es una de las instituciones en la que más cantidad de papel se consume, lo que implica una gran contradicción, ya que es el lugar en el que se están formando las futuras generaciones.

Disminuir el uso del papel debería ser uno de los objetivos principales de la escuela, porque de ese modo se transmite una filosofía verde, se forma en valores y se sientan las bases para una educación responsable y comprometida con el cuidado del medio ambiente.

Desde la dirección y la administración:

•        Crear un blog institucional, un grupo en Facebook o el sitio web de la escuela para comunicarse con toda la comunidad. Tanto los padres como los docentes y los alumnos pueden estar informados de todas las novedades, los programas de las asignaturas, los proyectos que se están desarrollando y cualquier otra información que considere relevante.

•        Estimule el uso del correo electrónico. Los planes de clase y las planificaciones didácticas de los docentes pueden enviarse por este medio, y ser archivadas en forma digital. Asimismo, el correo electrónico puede ser el canal de comunicación con los padres, evitando el uso de las notas impresas y fotocopiadas.

Docentes:

•        Crear un blog, un grupo en Facebook o un foro para comunicarse con sus alumnos. Además de resultar mucho más estimulante para ellos, podrá ampliar el proceso de aprendizaje fuera del ámbito escolar. Los alumnos pueden descargar ejercicios, actividades o realizar consultas, y obtener respuestas no solo del profesor, sino también de sus compañeros de clase, en una verdadera red de aprendizaje colaborativo.

•        Estimule el uso del correo electrónico. Acostumbre a sus alumnos a enviar sus tareas por correo electrónico, y acostúmbrese a corregir en pantalla. También puede devolverles a sus alumnos el resultado obtenido por este medio.

•        Enséñeles a sus alumnos a utilizar adecuadamente el procesador de textos. Bien usado, elimina totalmente el uso del papel, ya que posee todas las herramientas necesarias para transformar un simple borrador en una versión final, de alta calidad. El uso de herramientas como el resaltador o los comentarios –además de las tradicionales de formato- pueden resultar de gran utilidad para tomar notas, hacer aclaraciones, etc.